¿Pensando en cambiar de administrador de fincas? Puede sonar a trámite complicado, pero la realidad es que, con la información adecuada, el proceso es mucho más sencillo de lo que parece. En esta guía te explicamos qué pasos hay que seguir, qué dice la ley y qué debes tener en cuenta antes de decidir. Así podrás hacerlo con seguridad, sin estrés y sin sorpresas. Cambiar de administrador de fincas puede parecer complicado, pero con esta guía verás que es más fácil de lo que imaginas
¿Cuándo conviene plantearse el cambio?
Si te estás planteando cambiar de administrador de fincas, estas señales pueden ayudarte a tomar la decisión:
- Falta de comunicación: cuando contactar con el administrador es misión imposible.
- Cuentas poco claras: números que no cuadran o facturas que se pierden.
- Problemas eternos: incidencias que se acumulan sin solución.
- Servicios desactualizados: cero digitalización, cero transparencia.
- Mejor relación calidad-precio: porque pagar más no siempre significa recibir más.
Si tu comunidad se reconoce en varios puntos, quizá sea el momento de valorar otras opciones.
Qué hacer antes de cambiar de administrador de fincas
Antes de cambiar de administrador de fincas, compara presupuestos y valora referencias:
- Solicita varios presupuestos: así podrás comparar precios y servicios.
- Pide referencias: otras comunidades pueden darte pistas sobre la calidad del servicio.
- Valora la cercanía: un administrador local suele responder más rápido ante incidencias.
En resumen, dedica un poco de tiempo a elegir bien. Después, el resto será mucho más fácil.
Cómo cambiar de administrador de fincas paso a paso
Una vez que la comunidad tiene claro que quiere cambiar, el proceso es bastante estándar. Aquí te lo contamos:
1) Convocatoria de la junta
Lo habitual es que el cambio se trate en la junta ordinaria anual, ya que en ella se incluye la renovación de cargos directivos y administrativos. En este caso, la convocatoria la prepara el administrador actual, y simplemente hay que asegurarse de que en el orden del día figure el punto: “Cese y nombramiento de administrador”. Durante la reunión se presentan los presupuestos disponibles (si hay más de uno) y se vota por mayoría simple.
Si la comunidad decide hacerlo en una junta extraordinaria, hay dos escenarios posibles:
- Que se le pida al administrador actual que la convoque, lo cual es lo más sencillo.
- Que la comunidad quiera convocarla sin contar con él. En ese caso, la presidencia o el secretario deben preparar la convocatoria, respetando los plazos y la forma legal (orden del día, fecha, hora y lugar).
En ambos casos, lo importante es que la convocatoria sea clara y cumpla los requisitos legales para que los acuerdos sean válidos.
2) Celebración y votación
En la junta se decide por mayoría simple (más votos a favor que en contra y mayoría de cuotas). Si hay varios presupuestos, se presentan y se vota. Fácil y transparente.
3) Comunicación al administrador saliente
Una vez aprobado el cambio, hay que notificarlo por escrito. Si el cese es al final del mandato, no hay problema. Si es antes, conviene revisar el contrato por si hay compensaciones.
4) Entrega de documentación
El administrador saliente debe entregar toda la documentación: libros contables, contratos, pólizas, informes técnicos… Si falta algo, se reclama por escrito. Todo queda registrado.
5) Actualización bancaria
No hay que abrir cuentas nuevas. Solo se actualizan las firmas autorizadas. Normalmente, se coordina una cita en el banco y se lleva la documentación necesaria.
6) Aviso a proveedores
Se informa a empresas de mantenimiento, suministros y seguros para que todo siga funcionando sin interrupciones.
Aspectos legales para cambiar de administrador de fincas
El cambio se aprueba en junta con mayoría simple. La convocatoria debe cumplir los plazos y el acta debe reflejar el acuerdo. Si el cese es anticipado, revisa el contrato para evitar sorpresas.
Qué ocurre tras cambiar de administrador de fincas
Aquí es donde se reparten las tareas:
El nuevo administrador se encarga de:
- Coordinar la recogida de toda la documentación (económica, administrativa y técnica).
- Revisar contratos y pólizas para evitar interrupciones.
- Actualizar las firmas bancarias y gestionar la cita en el banco.
- Informar a proveedores y aseguradoras del cambio.
- Poner en marcha los canales de comunicación con la comunidad (portal online, teléfono, email).
- Elaborar un plan de acción para incidencias pendientes y próximos pasos.
La comunidad solo tiene que:
- Firmar el acta de la junta y, si procede, la actualización bancaria.
- Supervisar que todo se desarrolla según lo acordado.
En resumen, la comunidad decide y supervisa, pero no se complica con trámites.
Plazos realistas
El proceso completo suele durar entre 4 y 8 semanas. Sin embargo, desde el primer día la comunidad ya nota la diferencia: comunicación clara y un plan de acción.
Errores comunes al cambiar de administrador de fincas
- No revisar el contrato del administrador saliente.
- No documentar la entrega de expedientes.
- Interrumpir pagos a proveedores.
- Convocar mal la junta.
Con un poco de planificación, todos son evitables.
Preguntas frecuentes
¿Tendremos que abrir cuentas nuevas?
No. Solo se actualizan las firmas.
¿Qué firmará la presidencia?
El acta y, si procede, la actualización bancaria. Nada más.
¿Cuánto cuesta el cambio?
No hay un coste fijo. Depende del contrato actual, pero revisarlo antes evita sorpresas.
Checklist para la comunidad
- Solicitar presupuestos y compararlos.
- Convocar la junta con el punto en el orden del día.
- Votar y firmar el acta.
- Notificar al administrador saliente.
- Coordinar la entrega de documentación (aunque el nuevo administrador suele encargarse).
Conclusión: cambiar no es complicado
Cambiar de administrador de fincas no debería ser un quebradero de cabeza. Con la información adecuada y un poco de organización, el proceso es sencillo, legal y seguro. Y si cuentas con un profesional que te acompañe, todavía más fácil.
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