En una comunidad de propietarios, es frecuente que surjan dudas sobre las funciones del administrador de fincas y el presidente de la comunidad. Aunque ambos desempeñan un papel clave en la gestión del edificio, sus responsabilidades son diferentes y complementarias. En este artículo aclaramos sus funciones y os contamos las diferencias entre Administrador de fincas vs. Presidente de la comunidad: ¿Quién hace qué?, para evitar confusiones y mejorar la convivencia.
1. El presidente de la comunidad: Representante legal
El presidente es un propietario elegido por los vecinos para representar a la comunidad. Sus principales funciones son:
- Representar legalmente a la comunidad ante administraciones, proveedores o juzgados si fuera necesario.
- Convocar y presidir las juntas de propietarios, asegurando que se sigan los procedimientos adecuados.
- Velar por el cumplimiento de los acuerdos tomados en junta, garantizando que las decisiones sean ejecutadas correctamente.
- Firmar contratos y documentos en nombre de la comunidad, como acuerdos con proveedores, seguros o empresas de mantenimiento.
- Tomar decisiones urgentes cuando no haya tiempo para convocar una junta (por ejemplo, en caso de averías graves o situaciones de emergencia).
- Servir de enlace entre los propietarios y el administrador de fincas, asegurando una comunicación fluida y eficaz.
El cargo de presidente es obligatorio y suele tener una duración de un año, salvo que la comunidad acuerde otro periodo. En muchas comunidades, el cargo se elige por rotación o sorteo entre los propietarios.
2. El administrador de fincas: Gestión profesional
El administrador de fincas es un profesional (externo o propietario) encargado de la gestión económica y administrativa de la comunidad. Sus funciones incluyen:
- Gestionar la contabilidad y pagos: Elaborar presupuestos, pagar facturas y controlar la morosidad.
- Asesorar legalmente a la comunidad sobre normativas y derechos de los propietarios.
- Contratar y supervisar servicios (limpieza, mantenimiento, seguros, seguridad, etc.).
- Elaborar las actas de las juntas y gestionar su archivo, asegurando que se registren correctamente las decisiones tomadas.
- Coordinar reparaciones y obras necesarias en el edificio, incluyendo la búsqueda de presupuestos y la contratación de profesionales.
- Mediar en conflictos vecinales cuando sea necesario, buscando soluciones imparciales y adecuadas.
- Gestionar la documentación legal y fiscal de la comunidad, como declaraciones de impuestos o presentación de modelos fiscales.
3. Diferencias clave entre ambos roles
| Función | Presidente de la comunidad | Administrador de fincas |
|---|---|---|
| Cargo obligatorio | Sí | No (aunque recomendable) |
| Representación legal | Sí | No |
| Gestión económica | No (pero puede supervisar) | Sí |
| Firma de contratos | Sí | No (solo si tiene autorización) |
| Convocatoria de juntas | Sí | No (solo asesora) |
| Resolución de incidencias | En casos urgentes | Sí |
| Profesional externo | No | Sí |
| Mediación en conflictos | Sí | Sí |
| Gestión documental | No | Sí |
4. ¿Por qué es importante diferenciar sus funciones?
Muchas veces, los vecinos piensan que el presidente debe encargarse de todo o que el administrador puede tomar decisiones por sí solo. Esto genera confusión y problemas de gestión. Tener un administrador de fincas facilita la vida de los propietarios y evita que el presidente tenga una carga de trabajo excesiva.
Es importante que el presidente y los propietarios conozcan los límites de sus responsabilidades y que el administrador de fincas tenga un papel de apoyo y asesoramiento sin invadir las competencias de la junta de propietarios.
5. ¿Cuándo se necesita un administrador de fincas?
Aunque la ley no obliga a contratar un administrador de fincas, su presencia es altamente recomendable, especialmente en comunidades con:
- Un gran número de vecinos, donde la gestión puede volverse compleja.
- Problemas de morosidad o conflictos frecuentes entre propietarios.
- Necesidad de gestión eficiente de presupuestos y gastos.
- Infraestructuras o servicios comunes que requieren mantenimiento regular.
Un administrador profesional ayuda a optimizar los recursos, evitar problemas legales y garantizar el buen funcionamiento de la comunidad.
Conclusión
Como indica el titulo de este articulo «Administrador de fincas vs. Presidente de la comunidad: ¿Quién hace qué?» el presidente y el administrador de fincas tienen roles distintos pero complementarios. Mientras que el presidente es el representante legal de la comunidad, el administrador es el profesional encargado de su gestión. Contar con un buen administrador permite a la comunidad funcionar de manera eficiente y sin imprevistos.
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